Obsah


1. Základní varianta
2. Více dokumentů v jedné obálce
3. Technická omezení

Příchozí pošta v podatelně Evolia umožňuje práci s dokumenty.

1. Základní varianta

Při zadávání příchozí pošty lze přiřadit k položkám pošty nascanovaný dokument. Jde o přiřazení dokumentu – tj. souboru, přičemž na příponě nezáleží.

Příklad č.1:
  • Přijde dopis s usnesením.
  • Pracovník podatelny ho nascanuje do souboru (1 soubor bude obsahovat všechny stránky usnesení).
  • Vytvoří záznam příchozí pošty a přiřadí k němu dokument.
  • Zápisem v podatelně vznikne zároveň úkon ve spisovém přehledu (s odkazem na nascanovaný dokument).


2. Více dokumentů v jedné obálce

Evolio umožňuje také zapsat situaci, kdy v jedné obálce přijde více dokumentů. Pošta se zaeviduje jako jedna s více dokumenty, které se ve spise projeví jako spisové úkony (mají vlastní číslo spisového přehledu).

Příklad č.2:
  • Přijde dopis s usnesením a právní mocí
  • Pracovník podatelny oba dokumenty nascanuje do samostatných souborů
  • Vytvoří záznam příchozí pošty a v něm dvě položky, ke kterým přiřadí dokumenty.
  • Zápisem v podatelně vzniknou zároveň 2 úkony ve spisovém přehledu (s odkazem na nascanovaný dokument).

3. Technická omezení

  • K jedné položce pošty lze přiřadit jen jeden dokument-soubor. Tzn. nelze přiřadit stránky nascanované do jednotlivých souborů.
  • Velikost běžného souboru by neměla překročit 5 MB (doporučeno).
  • Maximální velikost souboru je cca 50 MB (záleží na HW serveru)