Stav addinu: v běžném provozu
Počet uživatelů (úřadů): 10+
Addin slouží k vytváření úkonů, automatické zadávání adres a následné generování dokumentů do úkonů. Účelem addinu je poskytnout zákazníkovi možnost hromadného generování rutinních úkonů, dokumentů a pošty u kterých není třeba žádných zvláštních zásahů ani jiných výstupů z generování například XML.
Pro nejefektivnější práci s dokumenty, je vhodné vlastnit prerekvizity: Addiny AISEO&AISEC, CEO
Dokument
Dokument označuje pojmenovanou sadu dat, který systém generuje ve formátu RTF nebo DOC.
Popis činnosti addinu
Konzultant si připraví filtr dle požadavků úřadu. Tento filtr musí mít konkrétní náležitosti, aby bylo dosaženo zápisu do tabulek určených pro hromadné generování. Tento filtr poskytne uživateli.
Uživatel ve filtru zaškrtne spisy, do kterých chce dokument generovat. Filtr bude obsahovat tlačítko, které otevře formulář. Formulář můžete vidět níže v tomto dokumentu. V tomto formuláři uživatel vybere všechny náležitosti pro generování, jako jsou úkon, dokument, profil adresátů případně další vlastnosti generování.
Stiskem tlačítka OK v Generátorů úkonů se spustí první část, která je časově velmi rychlá. Vygenerují se dokumenty přesně podle nastavených vlastností. Dále se zapíší informace pro addin do konkrétních tabulek v databázi. Po spuštění addinu se v daných úkonech vygenerují zvolené dokumenty a adresáti dle profilu. Podstatnou úsporou času je, že tuto časově náročnější činnost již dělá Evolio server a běžný pracovník se tak může věnovat jiným úkolům.
Další postup je pak již prozatím stejný jako doposud. U vygenerovaných úkonů dojde k hromadnému převedení do PDF a podpisu dokumentů. Pošta s dokumenty je pak odesílána zvolenými způsoby.
Pokud generování skončí chybou, generuje se úkol konkrétnímu pracovníkovi popřípadě tomu, kdo vyřizuje nebo zodpovídá za spis.
Je už hotovo nebo ne?? Do budoucna by rozšíření mělo spočívat již ve výše zmíněných addinech, které mohou, ale nemusí být zapojeny. Jsou jimi:
– addin na kontrolu dat před generováním (prevence proti vzniku chyb při generování)
– addin na automatizovaný výběr spisů pro generování (tzv. profil generování dokumentů)
– dále byl na schůzce diskutován addin na automatizované slučování pošty
– addin na generování speciálních úkonů a dokumentů (generování XML souborů, generování PUNE apod.)
