Stav addinu: v běžném provozu
Počet uživatelů (úřadů): 10+
Hybridní pošta
Jak napovídá název služby, jde o produkt, který používá kombinace mezi elektronickou a klasickou papírovou korespondencí. Zákazník předává své podklady k doručení v elektronické podobě do specializovaných pracovišť – takzvaných Postservisů, ty zajišťují veškerou fyzickou manipulaci s nimi, tzn. tisk dokumentů, jejich kompletaci, následné vkládání do obálek a předání hotových zásilek do poštovní přepravy. Zákazník může také předat dokumenty (např. vyplněné dotazníky) a PostServis zajistí jejich skenování a vyhodnocení, čímž je transformuje do elektronické podoby. Do této skupiny služeb patří i vyhodnocování vrácené korespondence.
Jednoduše řečeno, jde o přeměnu zásilek z elektronické podoby do fyzické a naopak.
Vytvoření hybridní pošty
Hybridní pošta se vytváří stejně jako listinná s tím rozdílem, že je nutno vybrat obálku nastavenou pro hybridní poštu, anebo druh pošty „hybridní pošta“.
Názvy obálek pro hybridní poštu obsahují označení „HP“ (např. HP_Obálka DVR).
Postup:
1.možnost – obálka HP je nastavena jako výchozí a při vytvoření pošty nemusím nic měnit.
2.možnost – jako výchozí je nastavena obálka pro listinou poštu. V tomto případě vyberu typ obálky obsahující „HP“ – Evolio upozorní, že je třeba změnit druh pošty na „hybridní pošta“ (tuto změnu potvrďte) a nastaví se výchozí stav pro novou hybridní poštu („Odchozí hybridní rozpracované pošta“ nebo „Odchozí hybridní neodeslaná pošta“ – záleží na nastavení pro daný úřad).
Zpracování neodeslané hybridní pošty v podatelně
Hybridní pošta bere pouze ty přílohy pošty, které jsou ve formátu PDF. Přílohy ve formátu DOC se neodešlou. Je tedy nutné na podatelně hromadně převést přílohy a změnit stav pošty na „N“ (K odeslání).
Postup:
1. V podatelně si ve stromečku odchozí hybridní pošty zobrazím rozpracovanou poštu a filtraci dle data nastavím od včerejšího dne.
2. Pomocí hromadné akce „Převod dokumentů na .pdf“ převedu přílohy vyfiltrovaných pošt, podepíši certifikátem a nakonec nechám změnit stav na „K odeslání“
Po tomto kroku budu mít v podatelně všechny neodeslané hybridní pošty ve stavu „N“ a dokumenty, které obsahují budou v PDF formátu. Záložka „R0ozpracovaná“ bude nyní prázdná a pošta se přesunula do záložky „Neodeslaná“.
Odeslání hybridní pošty EvolioServerem
Pošta musí být odeslána do 13 hodin – odesílání EvolioServerem se bude tedy spouštět 12:30. Pošta vytvořená po 12:30 bude odeslána až následující den. EvolioServer pro odeslání vybírá všechnu poštu, která má druh pošty „Hybridní pošta“ a stav „N“. K
poště pak připojí všechny dokumenty, které jsou ve formátu PDF. Po odeslání se stav hybridní pošty změní na „O“ (Odchozí hybridní odeslaná pošta). Při zpracování odchozí hybridní pošty EvolioServerem se kontroluje, jestli je pošta v pořádku – zda nepřesahuje povolené počty znaků v jednotlivých polích. Popis pošty má vyhrazeno 180 znaků, jméno/název adresáta 50 znaků, ulice 62 znaků, město 50 znaků, PSČ 6 znaků. Pokud by bylo překročeno povolené množství znaků, nebo nastal jiný problém s odesláním, tak EvolioServer vytvoří úkol. Úkol je vytvořen pracovníkovi, který je uveden v nastavení addinu EvolioServeru. V úkolu bude uvedeno číslo problémové pošty a důvod neodeslání. Dané poště se zároveň změní stav na „VH“ (Odchozí hybridní chybná pošta při validaci). Pošta s chybou při validaci ji vidět v podatelně v záložce „Chyba validace pošty“.
Pokud nastane problém při kontrole počtu znaků, tak upravte danou poštu a změňte její stav zpět na „N“, aby se pošta odeslala následující den.
Potvrzení pošty PostServisem
Po odeslání pošty EvolioServerem probíhá kontrola zaslaných údajů k poště ještě na Postservisu. Pokud by PostServis odhalil problém, bránící odeslání pošty, tak nám tuto informací vrací a EvolioServer změní stav dané pošty na „EH“ (Odchozí hybridní chybná pošta) a vytvoří opět úkol. Chyby se z PostServisu vrací do hodiny po odeslání. Pokud taková chyba nastane, tak upravte poštu podle textu v úkolu. Není-li možné poštu upravit (např. není možné zkrátit název ulice, změnit formát dokumentu PDF), tak bude nutné poštu odeslat klasicky ručně – změnit typ obálky na obálku pro listinnou poštu a změnit stav pošty na „N – Odchozí neodeslaná pošta“. Pokud je pošta v pořádku přijata na PostServisu, vrací se info o jejím přijetí a stav pošty se nastavuje na „PH“ (Odchozí hybridní potvrzená pošta). Toto potvrzení PostServis zasílá až na druhý den.
Import doručenek
PostServis nabízí tři možnost zpracování doručenek:
- Doručenky se budou vracet na úřad
- Doručenky se vrací na PostServis, kde se skenují a zasílají pro import do Evolia
- Doručenky se vrací na PostServis, kde se skenují, vyhodnocují a zasílají pro import do Evolia
1. Doručenky se budou vracet na úřad
Doručenky se stejně jako u klasické listinné pošty vrací na úřad, kde následuje jejich zpracování a import k poště pomocí hromadné funkce načtení doručenek.
2. Doručenky se vrací na PostServis, kde se skenují a zasílají pro import do Evolia
Doručenky se vrací na PostServis, kde se skenují. EvolioServer si je pak stahuje a importuje k dané poště. Stav této pošty je změněn na „BH“ (Odchozí hybridní pošta bez vyhodnocení). K poště, ve stavu „BH“ je třeba doplnit datum doručení a stav doručení.
Postup:
- V podatelně ve stromečku odchozí hybridní pošty zobrazím záložku „Bez vyhodnocení“.
- V detailu pošty otevřete doručenku, která patří k dané poště (doručenka má v názvu uvedeno číslo pošty) a podle údajů na doručence doplňte datum stav doručení a případně datum doručení.
- Stav pošty změňte na „D“ (Odchozí hybridní doručená pošta). Po změně stavu se Vám pak vyhodnocená pošta přesune do záložky „Doručená“.
3. Doručenky se vrací na PostServise, kde se skenují, vyhodnocují a zasílají pro import do Evolia
Doručenky se vrací na PostServis, kde se skenují a pracovníci PostServisu je pak vyhodnocují. Informace o vyhodnocení spolu se skenem doručenky EvolioServer stahuje a importuje k daným poštám – v poště je pak doplněno datum doručení, stav doručení a přiložen sken doručenky. Stav těchto pošt je změněn na „D“ (Odchozí hybridní doručená pošta).