Obsah


Hromadný import dokumentů pomocí funkce importu z portálu Evolia - Import CEO
Import dokumentů pomocí čárového kódu v podatelně
Hromadný export dokumentů z knihovny filtrů (usnesení)
Hromadný export dokumentů II (dle jednotlivých dokumentů)
Práce s dokumenty (kopírování, vkládání, mazání, přejmenování,...)
Práce s dokumenty v úkonu
Nastavení digitálního podpisu

Hromadný import dokumentů pomocí funkce importu z portálu Evolia - Import CEO



Import dokumentů pomocí čárového kódu v podatelně


Hromadný export dokumentů z knihovny filtrů (usnesení)



Hromadný export dokumentů II (dle jednotlivých dokumentů)


Od verze 23.102 je v evoliu možnost hromadně exportovat dokumenty bez nutnosti zadání názvu (nebo jeho části).
Názorně si ukážeme na jednoduchém filtru na obrázku níže. Filtr je k dispozici zde Filtr - export, můžete si jej naimportovat v knihovně filtrů přes menu "soubor" a poté "import filtrů". Vypadá takto:


Vždy je povinný sloupec "Part" zobrazující název dokumentu a sloupec "IDDokumenty"
  1. Nejdříve si dle svých kritérií vytřídíme potřebné data,např. já jsem zvolil pouze spisy 2010 a z nich dokumenty "Žádosti o pověření".
  2. Nyní již pouze stačí kliknout na funkci export dokumentů. V následujícím dialogovém okně vybereme složku na disku kam exportovat a potvrdíme. Exportovat se budou veškeré dokumenty, které vidíme ve filtru.



Nastavení funkce pro export do filtru

  • Klikneme na vlastnosti filtru (viz. obrázek níže)



  • poté na záložku "Tlačítka" zde zadáme do popisu název funkce, tedy "Export dokumentů" a Funkce tuto syntaxi:

Evolio_main.KnihovnaFiltru.SdileneMetodyProKF.ExportDokumentuJednoduchy



Potvrdíme, aktualizujeme filtr a funkce pro export bude zobrazena.


Práce s dokumenty (kopírování, vkládání, mazání, přejmenování,...)


V této kapitole jsou popsány jednotlivé funkce (označeny na obrázku v červeném rámečku) pro práci s dokumenty



  • Přesunout - daný soubor přesuneme z libovolné složky (na disku v PC, síti) do dokumetnů spisu, soubor se z původního umístění odstraní
  • Kopírovat - daný soubor zkopírujeme z libovolné složky (na disku v PC, síti) do dokumetnů spisu, soubor v původním umístění zůstává
  • Naskenovat - pokud máme nainstalovaný scaner, je možno naskenovat dokumenty rovnou do Evolia, rozklikneme tlačítko "Naskenovat" a poté "Sejmnou obrázek", postup je poté obdobný, jako při skenování do složky na PC
  • Uložit jako - pokud potřebujeme z Evolia vytáhnout jakýkoliv soubor na disk, slouží k tomu tato funkce, v klasickém dialogovém okně vybereme libovolné umístění
  • Odstranit - smažeme daný soubor, možno použít klávesu "delete"
  • Vytvořit novou složku - v dokumentech je možné vytvářet nové složky
  • Složky - při zapnutí této funkce ze rozdělí zobrazení karty dokumnetů do dvou oken tak, že můžeme zobrazovat dokumenty dle jednotlivých složek
  • Zobrazení - volba zobrazení stejně jako např. v průzkumníku Windows

Pozn.: jednotlivé operace lze provádět pro více dokumentů najednou (hromadné označení pomocí ctrl+ a shift+ mebo zatáhnout myší)

Práce s dokumenty v úkonu



Popis jednotlivých funkcí (zvýrazněno na obrázku červeným rámečkem)



  • Otevřít,odstranit a přejmenovat - standardní opearace se soubory (jako v MS Windows)
  • Nový - generujeme nový dokument z přednastavené šablony odpovídající danému úkonu
  • Uložit na disk - možnost uložit dokument/dokumenty mimo databázi Evolia kdekoliv na PC či lokální síti
  • Tisk - tisk dokumentu bez nutnosti otevřít jej v textovém editoru
  • Transformovat do pdf - převedeme dokument/dokumenty do fomátu pdf, originál zůstane v kartě dokumenty daného spisu
  • Podepsat certifikátem - automaticky převedeme do pdf a poté vybereme certifakát, kterým chceme dokument podepsat
  • Podepsat časovým razítkem - podepíšeme časovým razítkem
  • Autorizovaná konverze - z listinné do elektronické a naopak, zkonvertujeme dokument,originál zůstane v kartě dokumenty daného spisu
  • Najít dokument - připojíme dokument/dokumenty z libovolné složky na PC
  • Najít dokument z archívu - Evolio nám nabídne věškeré dokumnenty týkající se daného spisu a jsou v Evoliu

Nastavení digitálního podpisu


Nejdříve v portálu Evolia spustíme Nastavení ze záložky Nastavení:


V Nastavení v řádku Digitální podpis klikneme na tři tečky pro konfiguraci:


V následujícím dialogovém okně máme několik možností k nastavení:


  • Zobrazení podpisu v dokumentu
  • Umístění podpisu v dokumentu, zobrazení na stránkách (první, poslední, všechny)
  • Zobrazení Jména,Datumu a Důvodu
  • Vložení obrázku
  • Použití časového razítka - nastavení přihlašovacích údajů
  • Test aktuálního nastavení - vybereme nepodepsané .pdf a místo uložení podepsaného výsledku